En el caso de Notificaciones SICER, la Dirección Comercial o el Centro de Control de Productos Registrados de la provincia/zona, pueden solicitar directamente a la oficina una certificación sobre el resultado obtenido en la entrega de una notificación. En el caso de que la documentación necesaria para emitir la certificación no esté ya en poder de la oficina, la certificación se emitirá única y exclusivamente en base a la información disponible en los sistemas de información de Correos (SGIE, SICER,...).
Emitida la certificación, debe ir firmada por la persona que la emite y sellada con el sello de armas de la oficina. En caso de que la certificación esté compuesta de varios documentos, todos ellos deben estar rubricados. Excepto en la Copia Certificada del Burofax Premium y Premium Plus, cuando se solicita posteriormente a su admisión, ya está firmada digitalmente.
Si la solicitud de certificación se ha hecho en una oficina que dispone de la información o documentación necesaria para emitir la certificación se debe localizar el envío en cualquiera de las aplicaciones o sistemas de información disponibles (IRIS, Mercurio, SGIE, SICER). Localizada la situación del envío a certificar, se realiza la certificación que corresponda.
Si se solicita una certificación de imposición de un envío o de intento de entrega en una oficina que no dispone de esta información en los sistemas porque estos eventos sucedieron en otra/s oficinas, es a estas oficinas a las que se tiene que solicitar la certificación. La oficina destinataria, con la petición de certificación recibida, accede a IRIS>> Gestión>>Tramitación de Certificaciones y realiza la búsqueda de aquella o aquellas que están en situación de "Pendientes". Consultará la documentación relativa a la entrega que obra en su poder y confeccionará la correspondiente certificación. Después la remitirá a la oficina de origen para su entrega, por la vía más rápida y segura posible. Si se trata de una copia certificada de Burofax, se puede hacer la solicitud desde cualquier Oficina a través de IRIS sin solicitarse a la oficina de origen. Todo Burofax Premium y Premium Plus enviado queda archivado digitalmente en e-documento.
Esperar a que la oficina de admisión del envío, mande la correspondiente certificación para entregarla al cliente. Cuando la oficina donde se ha efectuado la solicitud recibe la certificación emitida, debe acceder a IRIS>>Tramitación>>Otros servicios>>Certificaciones, y cambiar la situación de la solicitud a "Recibida". Para comprobar la situación del envío sobre el que hay que realizar la certificación se utilizarán las aplicaciones y sistemas IRIS, SGIE, Mercurio.
Se accede a la tramitación de certificaciones desde MERCURIO, si se trata de certificaciones de envíos que se hayan entregado al destinatario, que hayan sido devueltos al remitente o de los intentos de entrega de un envío que finalmente ha sido o entregado o devuelto.
Las certificaciones de Imposición o de intentos de entrega si posteriormente la entrega no fue efectiva, se hacen a través de IRIS.
La certificación en MERCURIO se realizará por un usuario que tenga habilitado el perfil de "certificador" en el sistema MERCURIO.
La funcionalidad para la emisión de la certificación se encuentra en el menú de la izquierda, una vez que se entra en MERCURIO.
El procedimiento para hacer las certificaciones en IRIS (Menú Gestión>>Tramitación de Certificaciones) es el siguiente:
Ante notificaciones SICER y sin documentación necesaria en la oficina para emitir la certificación, se elaborará ésta a partir, únicamente, de la información disponible en los sistemas de información de Correos (SICER, fundamentalmente).
En caso de copia certificada de Burofax Premium y Premium Plus solicitada con posterioridad a la admisión, (esto no afecta a las solicitadas en la admisión) al pulsar "Emisión de certificación" se genera un número de certificado en MERCURIO, al que se accede para su impresión:
Si es necesario habilitar el perfil de certificador para algún responsable de la oficina, debe hacerse a través del Sistema de Gestión de Usuarios y Accesos (SIGUA), solicitando el perfil "MERCURIO-Certificación".
Con los datos cumplimentados en el sistema, se realiza la impresión de la certificación:
Si la unidad encargada de emitir la certificación es diferente de la oficina en la que se realizó la solicitud, debe consultar la documentación relativa al envío que figura en la solicitud y que obra en su poder, y confeccionar la correspondiente certificación, remitiéndola a la oficina de origen de la solicitud para su entrega al peticionario, por la vía más rápida y segura posible.
Si el cliente solicita la opción de entrega a domicilio, una vez emitida la certificación se introduce en el sobre prefranqueado previamente cumplimentado con los datos del destinatario de la certificación, y se envía como correo ordinario al domicilio consignado en el sobre.
Las certificaciones de las Notificaciones SICER selladas con el sello de armas de la oficina se remitirán en sobre al Centro de Control Provincial/Zonal o, en su caso, a la Unidad de la Dirección Comercial que la solicitó. No es necesario quedarse con copia de la certificación enviada por correo.
Una vez enviada por Correo la correspondiente certificación, hay que acceder a IRIS>>Gestión>>Tramitación de Certificaciones, localizar la certificación y en el apartado "Estado" marcar la situación de "Entregada", pulsando "Entregar certificación".
Si el cliente ha optado por recoger la certificación en la oficina, una vez emitida, se archivará en la oficina a la espera de ser recogida por el cliente. En el momento de realizar la emisión de la certificación se le informa de cuándo puede acudir a retirar la certificación ya emitida (que en condiciones normales debe ser el día siguiente).
Se le entrega la certificación presentando la copia de la solicitud o resguardo de imposición del producto, según se haya solicitado con posterioridad a la admisión o en el momento de la misma respectivamente. Se le entrega la certificación y no es necesario quedarse con copia de dicha certificación.
La certificación confeccionada por la Oficina, se archivará, a la espera de ser recogida por el cliente en el "Mueble Archivador de la Oficina", en el apartado -CERTIFICACIONES CONFECCIONADAS- por un periodo equivalente al que tienen los impresos que dieron lugar al nacimiento de los envíos.
Cuando el cliente de una certificación, se persona en la oficina para retirar una certificación, hay que marcar dicha situación en el sistema IRIS>>Gestión>>Tramitación de Certificaciones, localizar la certificación y en el apartado "Estado" marcar "Entregada", pulsando "Entregar certificación".